Czym są „koszty zastępstwa procesowego” i kiedy są zasądzane
Koszty zastępstwa procesowego to część kosztów procesu obejmująca – w uproszczeniu – wynagrodzenie profesjonalnego pełnomocnika (adwokata albo radcy prawnego) należne stronie wygrywającej od strony przegrywającej, jeżeli strona wygrywająca żąda ich zasądzenia.
W postępowaniu cywilnym punktem wyjścia jest zasada odpowiedzialności za wynik sprawy: strona przegrywająca zwraca przeciwnikowi koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (art. 98 § 1 KPC).
Jeżeli strona działała przez adwokata/radcę prawnego, do niezbędnych kosztów zalicza się m.in. wynagrodzenie pełnomocnika, jednak co do zasady w granicach stawek wynikających z przepisów wykonawczych (art. 98 § 3 KPC).
Kluczowe akty prawne (stan na 2026 r.)
W praktyce „koszty zastępstwa” opierają się na dwóch filarach:
Kodeks postępowania cywilnego (KPC) – reguły rozliczania kosztów między stronami, w tym m.in.:
- zasada odpowiedzialności za wynik (art. 98 KPC),
- częściowe wygranie sprawy – stosunkowe rozdzielenie albo wzajemne zniesienie kosztów (art. 100 KPC),
- brak podstaw do wytoczenia powództwa / uznanie powództwa (art. 101 KPC),
- „słuszność” – możliwość nieobciążania przegrywającego kosztami w wyjątkowych sytuacjach (art. 102 KPC),
- koszty zawinione (art. 103 KPC).
Rozporządzenia o stawkach minimalnych (podstawa wyliczenia wynagrodzenia pełnomocnika zasądzanego w kosztach):
- adwokaci – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie (tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 215),
- radcowie prawni – rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych (tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 118).
W sprawach cywilnych stawki minimalne w obu rozporządzeniach są (co do zasady) tożsame co do kwot i konstrukcji.
Koszty zastępstwa procesowego w 2026 r.
W klasycznych sprawach cywilnych (oraz ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych) stawka minimalna zależy od wartości przedmiotu sporu/sprawy (WPS):
| Wartość przedmiotu sporu (WPS) | Stawka minimalna (2026) |
|---|---|
| do 500 zł | 90 zł |
| powyżej 500 zł do 1 500 zł | 270 zł |
| powyżej 1 500 zł do 5 000 zł | 900 zł |
| powyżej 5 000 zł do 10 000 zł | 1 800 zł |
| powyżej 10 000 zł do 50 000 zł | 3 600 zł |
| powyżej 50 000 zł do 200 000 zł | 5 400 zł |
| powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł | 10 800 zł |
| powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł | 15 000 zł |
| powyżej 5 000 000 zł | 25 000 zł |
Podstawa: § 2 rozporządzenia adwokackiego oraz § 2 rozporządzenia radcowskiego.
Postępowanie upominawcze / nakazowe / EPU – stawki „obniżone”
Dla spraw rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym, EPU, nakazowym i europejskim postępowaniu nakazowym, stawki minimalne są niższe i również zależą od WPS (np. do 500 zł – 60 zł, a powyżej 200 000 zł – 7 200 zł). Podstawa: § 3 obu rozporządzeń.
Minimalna to nie zawsze „zasądzona” – kiedy sąd może zasądzić więcej
W 2026 r. nadal obowiązuje zasada, że opłata będąca podstawą zasądzenia kosztów zastępstwa jest ustalana z uwzględnieniem stawek minimalnych (a więc „start” to stawka minimalna).
Jednocześnie sąd może przyznać kwotę powyżej stawki minimalnej, ale:
- nie więcej niż 6× stawka minimalna i
- nie więcej niż wartość przedmiotu sprawy,
jeżeli uzasadnia to m.in. nakład pracy pełnomocnika, zawiłość sprawy, liczba stawiennictw, wkład w wyjaśnienie zagadnień faktycznych/prawnych. Podstawa: § 15 ust. 3 obu rozporządzeń.
W praktyce procesowej ważny jest też mechanizm „domyślnej minimalnej”: jeżeli we wniosku o koszty nie wskaże się danych/argumentów, rozporządzenie przewiduje zasądzenie w wysokości odpowiadającej stawce minimalnej, chyba że przesłanki „podwyższenia” przemawiają za inną wysokością. Podstawa: § 16 obu rozporządzeń.
Jak KPC „rozlicza” koszty między stronami – najważniejsze scenariusze
- Wygrana w całości: przegrywający zwraca koszty (art. 98 KPC).
- Wygrana częściowa: koszty są wzajemnie znoszone albo stosunkowo rozdzielane (art. 100 KPC).
- Pozew niepotrzebny / uznanie powództwa: możliwe szczególne rozliczenie kosztów (art. 101 KPC).
- „Słuszność” (art. 102 KPC): w szczególnie uzasadnionych wypadkach sąd może nie obciążać przegrywającego kosztami w całości lub w części – to wyjątek, wymagający uzasadnienia.
- Koszty zawinione (art. 103 KPC): strona może zostać obciążona kosztami wywołanymi swoim niesumiennym/postępowaniem, niezależnie od wyniku.
Co istotnego zmieniło się „na próg 2026”
Na przełomie 2025/2026 wprowadzono zmiany stawek w wybranych kategoriach spraw (w komunikatach rządowych wskazywano m.in. wzrost stawek w części spraw karnych i wykroczeniowych). Dla praktyki oznacza to, że w 2026 r. – poza klasycznymi stawkami cywilnymi zależnymi od WPS – warto zawsze sprawdzić, czy dana kategoria sprawy ma stawkę „ryczałtową” w odpowiednim rozdziale rozporządzenia i czy była nowelizowana ze skutkiem od 1 stycznia 2026 r.
Checklist praktyczny (pełnomocnik / strona wygrywająca) – jak nie „zgubić” kosztów
- Złóż wniosek o zasądzenie kosztów (co do zasady sąd zasądza na żądanie).
- Wskaż podstawę: art. 98 KPC oraz właściwy paragraf rozporządzenia (np. § 2 przy WPS).
- Jeżeli chcesz więcej niż minimalna: uzasadnij przesłanki z § 15 ust. 3 (nakład pracy, zawiłość, liczba rozpraw, materiał dowodowy itd.).
- Pamiętaj o „trybie” sprawy: upominawcze/nakazowe/EPU mają własne stawki (§ 3).
Jeśli chciałbyś uzyskać odpowiedż szczegółową określ nam jakiego typu sprawy masz na myśli (np. typowo cywilne o zapłatę, rodzinne, pracownicze, gospodarcze, czy też karne/wykroczeniowe), chętnie odpowiemy.