Zerwanie umowy z winy kontrahenta – jak zrobić to zgodnie z prawem i bez ponoszenia dodatkowych kosztów?
W relacjach biznesowych oraz przy współpracy między osobami prywatnymi zdarzają się sytuacje, w których druga strona nie wywiązuje się z zawartych ustaleń. Opóźnienia w realizacji prac, brak płatności, wykonywanie usług w sposób wadliwy lub niezgodny z projektem – wszystko to może prowadzić do konieczności zakończenia współpracy. Nie można jednak zrobić tego „od ręki” i bez zachowania odpowiedniej formy, ponieważ grozi to poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Poniżej wyjaśniamy, jak zgodnie z prawem rozwiązać umowę z winy kontrahenta oraz jak zabezpieczyć swoje interesy.
Odstąpienie od umowy a wypowiedzenie – na czym polega różnica?
W języku potocznym mówimy o „zerwaniu umowy”. W prawie istnieją jednak dwa różne mechanizmy prowadzące do zakończenia współpracy. Pierwszy to odstąpienie od umowy – najczęściej stosowane wtedy, gdy druga strona poważnie naruszyła warunki umowy lub nie wykonała swojego zobowiązania. Skutkiem odstąpienia jest to, że umowę traktuje się tak, jakby nigdy nie została zawarta, a strony zwracają sobie wzajemne świadczenia.
Drugim sposobem jest wypowiedzenie umowy, które dotyczy przede wszystkim umów o charakterze ciągłym, np. umowy o świadczenie stałych usług. W takim przypadku umowa przestaje obowiązywać po określonym czasie, ale to, co zostało wykonane wcześniej, pozostaje ważne.
Dobór właściwego trybu jest bardzo istotny, ponieważ niewłaściwe sformułowanie oświadczenia może doprowadzić do sporu sądowego.
Kiedy można zakończyć umowę z winy kontrahenta?
Zakończenie współpracy z powodu niewywiązywania się z obowiązków jest uzasadnione, gdy naruszenie jest istotne i wpływa na możliwość dalszej realizacji umowy. Przykładowo:
- kontrahent nie zapłacił za wykonaną usługę,
- doszło do wyraźnego przekroczenia terminów,
- prace wykonywane są wadliwie lub sprzecznie z ustaleniami,
- wykonawca nie współpracuje lub uniemożliwia realizację projektu,
- druga strona odmawia usunięcia błędów.
Podstawy prawne wynikają m.in. z art. 491–494 Kodeksu cywilnego, a także z przepisów dotyczących umowy o dzieło (art. 635 i 636 k.c.). Dzięki nim możliwe jest odstąpienie od umowy, gdy naruszenie jest znaczące.
Jak przygotować się do rozwiązania umowy?
Najważniejszym elementem jest udokumentowanie naruszeń. Warto gromadzić korespondencję, protokoły odbioru, zdjęcia, notatki ze spotkań, a nawet wiadomości SMS. Dokumenty te mogą okazać się kluczowe, jeśli sprawa trafi do sądu.
Przed złożeniem oświadczenia o rozwiązaniu umowy należy wysłać wezwanie do wykonania umowy z wyznaczeniem odpowiedniego terminu. Jest to forma zabezpieczenia – daje drugiej stronie szansę na naprawę sytuacji, a jednocześnie potwierdza, że próbowaliśmy polubownie zakończyć konflikt.
Przykładowe sformułowanie może brzmieć:
„Wzywam do wykonania umowy z dnia (…) w terminie (…) pod rygorem odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.”
Jeśli kontrahent nadal nie reaguje, można przejść do formalnego oświadczenia o odstąpieniu lub wypowiedzeniu umowy.
W jaki sposób złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy?
Najbezpieczniej sporządzić pismo w formie pisemnej. Dokument powinien zawierać:
- dane obu stron,
- wskazanie umowy, której dotyczy,
- opis naruszenia,
- podstawę prawną,
- jednoznaczne oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu,
- datę i podpis.
Pismo najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub – jeśli strony ustaliły taką formę – za pomocą poczty elektronicznej lub platformy ePUAP.
Jak uniknąć kosztów po zerwaniu umowy?
Aby nie narazić się na roszczenia kontrahenta, warto pamiętać o kilku zasadach. Zawsze należy wykazać, że rozwiązanie umowy było konsekwencją winy drugiej strony, a nie działaniem jednostronnym bez uzasadnienia. Warto również jasno wskazać przyczyny i udokumentować je. Nie powinno się również przerywać współpracy „z dnia na dzień”, dopóki nie zostanie złożone formalne oświadczenie.
Jeżeli w umowie zastrzeżono kary umowne, można poinformować drugą stronę o ich naliczeniu i wezwać ją do zapłaty. Jeżeli szkoda jest większa niż kara umowna – można także domagać się odszkodowania na podstawie art. 471 k.c.
Czy po rozwiązaniu umowy można żądać zwrotu pieniędzy?
Tak. Jeżeli świadczenie nie zostało wykonane albo zostało wykonane nieprawidłowo, można domagać się zwrotu zapłaconych zaliczek, wynagrodzenia, a także dodatkowych kosztów poniesionych w związku z opóźnieniem lub wadami prac. Jeżeli w umowie zawarto gwarancje lub kary, również mogą być dochodzone.
Podsumowanie
Rozwiązanie umowy z powodu niewywiązywania się z jej postanowień jest możliwe, jednak wymaga zachowania odpowiedniej procedury. Kluczowe jest:
- udokumentowanie naruszeń,
- wcześniejsze wezwanie do wykonania umowy,
- złożenie pisma w prawidłowej formie,
- powołanie się na właściwe przepisy.
Dzięki temu można skutecznie zakończyć współpracę i zabezpieczyć swoje interesy, a nawet uzyskać odszkodowanie za poniesione straty.